In mediul de afaceri actual, capacitatea de a utiliza informatia potrivita la momentul potrivit reprezinta o premisa a succesului in afaceri. Pentru cele mai multe companii, identificarea de noi modalitati de organizare, gestiune, protectie si stocare a documentelor si a informatiilor confidentiale se prefigureaza a deveni o preocupare constanta. Dar putem vorbi despre eficienta in conditiile in care suntem nevoiti sa cautam, zilnic, informatia dorita in stive nesfarsite de documente, mai mult sau mai putin structurate. Un studiu realizat de Terradox Solutions indica faptul ca 9 din 10 companii sunt constiente de utilitatea serviciilor de arhivare electronica si stocarea acestora in structuri organizate. Potrivit aceleiasi surse, principalele probleme asociate utilizarii documentelor in format fizic vizeaza atat necesitatea alocarii unui spatiu suplimentar de depozitare a acestora, cat si dificultati legate de regasirea informatiilor necesare sau de uzura acestora in urma utilizarii frecvente a hartiei.